專注條碼技術19年
條碼系統應用集成服務提供商
小型企業的助手——條碼
條碼在短的時間確保準確，有效的產品識別和處理數據，并減少錯誤。此外，條碼是一種業務的成本效益的選擇，因為它增加工人的效率，提高數據管理，增加透明度，減少人為的每個任務小時。
現在條碼在小型企業中的應用正在流動起來。這些小型企業包括工廠,醫療診所、牙科診所、律師事務所,錄像帶出租店和教育組織。我們將說明在這些單位及零售店中如何使用條碼。
使用低價的計算機系統已在幾乎任何業務環境下擴展開來,并采用許多非傳統的作法。
一個有趣的現象是在許多這樣的低價計算機系統中蘋果牌計算機多被選用,而在大型企業中IBM多被用來做為主機。有三個理由更有力地支持選用蘋果:第一,許多辦公室已經使用蘋果做圖型設計和桌面出版。第二,雖然個人電腦可用“視窗”,但是對無技術背景的人來說,蘋果更容易使用。第三,適用于蘋果的有力的資料庫,軟件設計工具及應用軟件都很容易找到。
這篇文章分為四部分,每部分將簡述條碼系統在某種特殊環境下的應用。但是所有的應用都有一個共同特點:它們被用來做檢索。檔案、人員、器材、時間、產品、原材料等等,如果他們是條碼化的,都可以被檢索到。當設計一個可行的檢索系統時,下面所列的各項最基本的功能是必須要包括的。
※ 所有的掃描都要附加一個日期和時間的印章；
※ 雇員的證件應隨每一次交易掃描；
※ 近100%的物品有條碼標記；
※ 物品的每次移動都有掃描記錄；
※ 掃描機要安置在方便又合理的地方。
※ 一個可稽查全部交易的功能可以隨時在指令下工作；
※ 輸入資料的長度和版式的監定和確認是自動化的；
※ 所有的信息可以用掃描或鍵盤的方式輸入。
高級的檢索系統可以包括下列功能:
※ 具有可以設計特殊的資料收集和報告常規的能力；
※ 對接觸某些檔案和數據庫的限制,以及對軟盤上的檔案有讀與(或)寫的限制；
※ 在資料輸入終端機(DET)上顯示對使用人的提示和出現錯誤的請示。
所有這些功能都可以通過低價的設備來實現。下面的各章節將簡述每個系統的功能,設計和設備價格的估算。
工廠
這項應用將服務于許多目的。從分派工作開始到每箱產品運出,每個產品的編號結合一個唯一性的序號。對工廠來說,如果某產品需要收回或被退貨,這個序號將幫助查尋該產品。序號是產品的另一個條碼識別標記。同樣的序號還可以被產品的用戶用來記錄收貨單,庫存追蹤和貨物循環。這些條碼標簽或按要求隨時印刷,或批量地交給包裝工人貼在運輸箱柜上。這些標簽在貨物被放到成品庫時被掃描,在移動或被取走時再次掃描,當貨物裝上卡車時還要掃描一次。
如果以標準的數據庫軟件為核心,如FoxPro或4thDimension,這樣的條碼系統的安裝花費不多。出勤卡可以向特殊的公司訂貨,他們可以提供非常耐久的,除舉行改的標簽和卡片。雇員不但可以在每次上下班時刷卡,也可以在其工作號碼或部門變化時刷卡。為記錄這些變化,可以將一個條碼手冊放在掃描器旁。
小型零售店
條碼在零售業的應用包括柜臺POS掃描,庫存控制,時間和出勤。出勤方面的應用可以與工廠的應用設計相同。大多數小型零售店不需要再購買另一臺計算機做為條碼系統的主機。因為小型零售店每天的交易次數有限,店內的計算機會很輕易地應付。
另一項條碼在零售業的廣泛應用是庫存控制。一個好的POS系統,可以每天自動檢查庫存。但是有時還是要做全面的一對一的庫存檢查以保證準確。在另外一些沒有安裝(POS)的價格查詢系統的情況下,若在收銀機旁安裝一臺數據輸入終端機(DET),售貨人員也可以在貨物賣出或退還時掃描到計算機中去。每次交易可以自動地更改庫存的數據。手提式的數據輸入機可以用來掃描貨架和后面倉庫的貨物,所采集的數據可以輸入到在主機中的數據庫中。
辦公室
管理一個有三人以上專業人員的辦公室最令人頭痛的事情之一是不斷地追蹤那些從公司的中心檔案室或圖書館調出的檔案和其它材料。一個減少檔案查尋的方法是將檔案室當做“圖書館”,那里的每一份檔案或其它材料都附上條碼,每次移動它時都要先掃描。每一個員工都有一個帶條碼的身份證,或者在掃描機旁放一部手冊上面印有每一個中工的條碼號。每當檔案和其它材料被移動或被替換時,就將檔案的條碼和移動該檔案的人員的條碼掃描。這樣每次的活動的時間和日期都應該象記錄資料庫一樣記錄下來。如果檔案被使用了很長時間,計算機將制作出一份報告,列出過期未還的檔案和目前的持有人。
檢索包括桌子,計算機和其他辦公室設備等有形財產是條碼技術在辦公室管理上的一項傳統的應用。從啟用到廢棄這些財產的整修時間中都可以檢索到它們的這種功能,對達到高度的生產交通和作出準確的財務報告起著決定性的作用。這種功能的其它優點還有:
※ 當可移動的財產被借用時,可以檢查和追蹤它們；
※ 使按地點或部門重新安置財產的工作簡單化；
※ 每年度的實地確認財產的工作,不論是按建筑,按辦公室還是按個人進行都可快速完成；
※ 關于財產的價值評估,年齡和貶值的常規報告可以在一個網絡系統的環境下產生出來。
醫療診所和牙科診所
病歷和Ｘ光片的管理辦法和上述辦公室檔案的管理方法相同。但是在醫療診所和牙科診所中使用條碼還可以得到一些其它方面的好處。
大多數人不了解要保持多少數量和品種的物品才可以使一個醫療診所或牙科診所有效地運作。因為許多物品是一次性使用的,所以要不斷的檢查存貨的多少和取得病人的收費資料,采用條碼系統使這項工作自動化了。多數辦公室有限的存諸空間更增加了使用條碼的優越性。運達物資的恰時論(Just-In-Time)不僅使用于生產和零售領域,也適用于醫療診所和牙科診所的環境。
一個典型的診所由一個中心物品柜,幾個診室,一個特殊的工作間和一個辦公室兼接待室組成。中心物品柜裝有由病人付款的和不由病人付款的物品以及備用的設備。在每個診室和化驗室安裝一部低價位的數據輸入機,一部手提式和一部有線數據輸入機放在中心物品柜,作為主機的計算機及掃描器放在辦公室所在地。條碼系統的成功之處是基本這樣的安排。
條碼標簽可在兩個地方印刷。物品存貨的標簽可用辦公室的激光印刷機或便宜的熱敏印刷機印刷。另一個可以給標簽上一層薄膜的印刷機也被安裝在辦公室。這些標簽帶有病人的唯一的編號,被用在病歷上。類似的標簽帶有識別性的前綴碼,被用于固定資產上。如果某些設備屬于特殊環境要求的產品,如高壓蒸鍋,可以向專業的印刷公司訂購特殊種類的,但是采用同樣標簽制度的標簽。
在一個典型的工作日,送貨的先于病人之前來到。診所員工印好標簽,貼在每一件物品上,然后掃描將資料輸入存貨資料庫。不由病人付款的物品帶有特定前綴碼的身份號。條碼標簽可即時印刷出來,或事先成批印好用于所有存貨。下一步是給診所的幾個房間上貨。每次將不由病人付款的物品從中心物品柜拿出時都要通過掃描,指明它是被使用過的。
當病人被診治時,任何在診室或實驗室中使用的,由病人付款的物品的條碼和病人的身份條碼一同被掃描。這個物品不僅是使用過的,而且要將使用的帳單給予使用的病人。另外,實驗室取得的樣品上貼有帶病人條碼的標簽。有病人條碼的標簽可以在實驗室內印刷,或在每個病人到達時印出。將基本的確認實驗室樣品的步驟再發展一步:樣品被掃描,同時實施了的實驗也通過放在實驗室的條碼手冊掃描。這樣,所有實驗工作的帳單將正確的送到病人手中。
在一天的工作結束后,一份總結那些病人受到診治的報告會印出。另一份報告列出那些已經低于事先規定的最低存貨量限度的所有物品的名單,包括由病人付款的和不由病人付款的物品。隨后辦公室經理會用傳統方式或電子定貨的方式重新訂購那些必要的物品。